Komplexe Angebotserstellung inkl. Teamarbeit – auch ohne CRM!

Oder – was braucht man, um die Informationsbedürfnisse von Interessenten und Kunden zu befriedigen und sich vom Mitbewerb abzuheben? Auch der erste Eindruck zählt.

Hintergrund

Viele haben, oder jeder will ein CRM System, um die eigenen Vertriebsprojekte effizienter zu verwalten.

Und was gehört eigentlich zum Management eines Vertriebsprojektes? Ein Angebot!

Das sollte, idealerweise so gestaltet sein, dass der Empfänger gleich alles findet, was für eine Entscheidung notwendig ist.

Leider machen es viele anbietenden Unternehmen den Entscheiden nicht gerade einfach. Selbst IT-Anbieter, auf die wir in diesem Artikel besonders eingehen wollen, stellen sich oft als die „Schuster mit den schlechtesten Schuhen“ heraus.

Dabei wollen uns doch gerade diese Anbieter die Optimierung der Prozesse mit der Umsetzung des angebotenen Digitalisierungsprojekts näher bringen.

Die allgemeine Problematik

Angebote: von einfach bis sehr umfangreich

Die Welt der Angebote ist, je nach Produkt und Dienstleistung, höchst unterschiedlich. Dabei gibt es einfache Angebote, bestehend aus einem Dokument mit Produkt, Dienstleistungsinformationen und Preisen, oder sehr komplexe Angebote, die schon einmal aus dutzenden von Bestandteilen zusammengestellt werden.

Am Beispiel des Angebotes einer ERP Software und den zugehörigen Dienstleistungen haben wir das einmal für Sie zusammengestellt:

• • Anschreiben
  • Kontaktinformationen
  • Produktbeschreibungen und Datenblätter
  • Lastenhefte oder Pflichtenhefte
  • Preisliche Angebote und Budgets sowie Preislisten
  • Vorstellung der Mitarbeiter im Projekt (Projektleiter/Berater)
  • Präsentationen aus vorherigen Vertriebsaktivitäten
  • Referenzen
  • Projektpläne
  • Projektregeln, Abnahmeprotokolle, technische Voraussetzungen
  • Verträge
  • AGBs, Lizenz- und Wartungsverträge etc.

u.v.m.

Schaut es vielleicht so aus, wenn der Kunde am Ende doch alles ausdruckt und dann trotzdem nichts mehr findet?

Besonders umweltfreundlich ist das ja auch nicht.

Der Crux an der Sache ist, dass diese Daten und Informationen aus den verschiedensten Datenquellen kommen und dort in diversen Datenformaten abgelegt sind, so z.B.:

• • Auf zentralen Dateistrukturen
  • Auf lokalen Dateistrukturen (PC des Vertrieblers)
  • Auf der eigenen Webseite
  • Auf Webseiten Dritter (Subunternehmer, Partner oder Lieferanten)
  • In DMS Dokumenten Management Systemen
  • In Datenablagen wie MS-Sharepoint®
  • Auf Cloudspeichern wie MS-Office365® und Co. verknüpft mit OneNote® oder anderen Speichern
  • Auf Videoplattformen wie YouTube® oder Vimeo®
  • Auf Social-Media-Plattformen wie Xing®, LinkedIn®, Facebook® etc.

u.v.m.

Da in diversen Abteilungen im Unternehmen oft andere Speicherorte genutzt werden, ist es auf die Schnelle nicht möglich dies zu zentralisieren. Auch und nicht nur aus potenziellen Kostengründen, oft aber auch aus Gründen der Lizenzierung oder der notwendigen Zugriffsrechte.

Daten Diversität: Viele verschiedene Dateiformate

Nicht zuletzt liegt es auch an den verschiedenen Dateiformaten, in denen die Daten gespeichert sind.

So z.B.:

• • Bildformate (JPEG, PNG etc.)
  • Videoformate
  • Dokumentenformate (PDF, PDFA, HTML)
  • Office-Formate (Word, Excel. Powerpoint)
  • Webseiten

etc.

Was aber viele der Speicherorte mittlerweile technisch können, ist die Erzeugung eines Hyperlinks zum jeweiligen Datenobjekt. Mehr dazu später.

Ziel: Datenredundanzen vermeiden – Nachhaltigkeit steigern

In der Regel holen sich die Vertriebler die Unterlagen, welche ins Angebot kommen, aus besagten Quellen als KOPIE!

Damit werden automatisch redundante Daten erzeugt. Und weil jeder E-Mail Empfänger sich diese Daten wieder abspeichert (oder mindestens die E-Mail) potenziert sich die Speicherung dieser Daten sehr schnell.

Aus wenigen Megabyte werden am Ende Hunderte Megabyte.

Mit Nachhaltigkeit hat das dann wenig bis gar nichts zu tun. Aber auch egal, Speicherplatz kostet ja „nichts“ mehr.

Integriert: viele verschiedene Abteilungen

Je nach Unternehmensgröße arbeiten verschiedenste Abteilungen oder Personen an Dokumenten und Informationen, welche am Ende alle beim Kunden landen, so z.B.:

• • Die Rechtsabteilung
  • Das Marketing
  • Der Vertrieb
  • Die Beratung
  • Das Sekretariat
  • Die Geschäftsführung

Doch wie koordiniert man eigentlich, dass alle relevanten Unterlagen in der aktuellen und freigegeben Version den Weg zum Kunden finden, wenn doch so viele

Das geht, nur, wenn man all diese Informationen „beim Erzeuger“ in der Ursprungsquelle VERLINKT und nicht, wie es ALLE machen, in E-Mails oder in einen Downloadbereich KOPIERT!

Letztendlich sollte auch der Kunde, der hoffentlich in die Gesamt-Kommunikation der, für ihn relevanten Informationen integriert sein.

Problem: keine automatischen Updates mit Kundenbenachrichtigung

Während eines Vertriebsprozesses kommen immer wieder Änderungen vor. Diese werden dann meist per E-Mail an diverse Empfänger versendet, von denen man erwartet, dass sie die Versionen selber verwalten. Was kaum einer tut.

Dies führt zwangsläufig dazu, dass man oft mehrere E-Mails mit einer unterschiedlichen Anzahl von Informationen hat, ohne zu wissen, was nun noch relevant, neu und aktuell ist und was nicht.

Für Kunden oder deren Berater ist das recht frustrierend und kann ggf. zu einer Entscheidung führen, die auf falschen Annahmen beruht.

Ziel: einfacher „anywhere“ Zugriff durch die Kunden

Wer mit dem Kunden über das erhaltene Angebot kommuniziert, der sollte ALLES in einem „Paket“, verbunden mit einer modernen Oberfläche und abrufbar auf jedem beliebigen Endgerät (PC, Tablet, Smartphone) zur Verfügung stellen.

Leider sind die gängigen Plattformen wie MS-Sharepoint® oder DropBox® und Co. aufgrund des Umfangs und der Komplexität leider nicht mehr als kundenfreundlich und Vertriebs-fördernd anzusehen.

Fazit: Selbst moderne CRM Lösungen können alle zuvor genannten Herausforderungen kaum oder nur mit sehr hohem Aufwand und Kosten lösen.

Da Ergebnis, das dann beim Empfänger ankommt, ist meist komplex und sieht einfach nicht gut aus. Die Optik und Haptik ist oft „unterirdisch“ und für Laien wenig bedienerfreundlich.

Genau aus diesem Grund haben wir den digitalen Angebotsordner entwickelt, der genau dies kann.

• • Kostengünstig
  • Einfach zu bedienen
  • Eine zentrale Stelle für alle Angebotsdaten und Informationen
  • Automatisierte Updates
  • Teamarbeit
  • Schaut gut aus und läuft überall
  • Mit integrierten Viewer

u.v.m.

Was liegt da näher als einfach mal die Premium-Version 30 Tage zu testen. Als Starthilfe gibt’s in allen Bereichen anschauliche Erklärvideos. Auf geht’s.

Begeistern Sie Ihre Kunden und laufen Sie dem Mitbewerb bei der Angebotserstellung davon!