Optimierung der Such- und Verwaltungsfunktionen von Angebots- und Projektunterlagen im Vertrieb

Die Suche und Verwaltung von aktuellen Projektunterlagen und in  Arbeiterangeboten stellt eine alltägliche Herausforderung sowohl für Berater als auch Kunden in umfangreichen Projekten dar.

Sei es das aktuelle Angebot, die letzte Vertragsänderung, die neueste Preisliste oder eine relevante Referenz. Die Informationssuche kann sich als mühsames Unterfangen herausstellen.

Wer schon mal im Laufe von Monaten dutzende von E-Mails mit Anhängen und Hyperlinks, Informationen in den Texten oder Links zu Download-Plattformen wie Dropbox® und Co. erhalten hat, der kennt den potenziellen Frust der, schier unendlichen Suche.

Irgendwie bekommen die Versender es nicht auf die Reihe, alle Informationen in einer zentralen Ablage zu verwalten, in der man sofort alles findet und auch sicher ist, immer die aktuellste Version zu haben.

Wo überall könnten Angebots- und Projektinformationen liegen?

• • In einer meiner vielen E-Mails (ggf. versehentlich sogar gelöscht)
  • In einer E-Mail, auf der ich gar nicht kopiert war
  • Auf einer Webseite des Anbieters oder Partner Webseiten
  • In einem Downloadlink zu einer Onlineplattform
  • In einem Downloadcenter auf einem Anbieter-Server (z.B. MS-Sharepoint® basiert) etc.

Ohne ein effizientes Ablagesystem kann es zu einer zeitraubenden Dauersuche kommen, was unter Umständen zur Entscheidungsfindung auf Basis von fehlerhaften oder veralteten Informationen führt. Für Kunden und Berater bedeutet das Suchen Zeitverschwendung und erzeugt nur Frust.

Wer aber will frustrierte Kunden, Interessenten oder Berater? Ich nicht!

Die einfach und übersichtliche Zusammenführung von Daten und Informationen ist das A und O, z.B. für:

• • PDFs
  • Office Dokumente wie MS-Word®, Excel® oder Powerpoint®
  • Bilder verschiedener Formate
  • Videos, am besten mit direktem Link zu Quelle
  • Hyperlinks zu beliebigen Webseiten
  • Dateien aller Art etc.

Wer z.B. eine Download-Plattform auf MS-Sharepoint® Basis erstellt, der überfordert oft die Empfänger und stellt Funktionen zur Verfügung, die keiner braucht. Auch kann der Zugriffsschutz ein Thema werden.

Es geht aber auch einfacher, schneller und günstiger,

denn es existiert eine einfache und effektive Lösung für dieses Problem: der digitale Ordner®.

Diese innovative Plattform ermöglicht es Anbietern, alle relevanten Informationen strukturiert und benutzerfreundlich zu organisieren.

Für Kunden bietet der digitale Ordner® einen jederzeitigen und ortsunabhängigen Zugriff auf Daten, Unterlagen, Videos, Links und weitere Materialien. Und das auf jedem beliebigen Endgerät.

Ein weiteres Highlight des digitalen Ordners® ist die Möglichkeit, Neuerungen zu kennzeichnen. Diese Funktion ermöglicht eine schnellere und effizientere Suche nach den neuesten Informationen. Die resultierende verbesserte Übersichtlichkeit und Ordnung kann dazu beitragen, dass das Chaos von dutzenden E-Mails mit Anhängen, Links und Texten, in denen sich wichtige Informationen verlieren, der Vergangenheit angehört.

Bingen Sie wieder Ordnung in Ihren Datenmüll und sorgen Sie dafür, dass andere auch das finden, was sie suchen.

Rechnen Sie doch selber mal nach, wie oft und wie lange nach wichtigen Projekt- oder Angebotsinformationen Sie in irgendwelchen E-Mails oder sonst wo während der Vertriebsphasen suchen.